Une AGA n’est pas qu’un passage obligé : c’est l’un des exercices de relations publiques les plus complets d’une organisation.

Préparer son AGA avec une stratégie de communication

Pour plusieurs, et peut-être même pour la majorité des personnes, les assemblées annuelles sont longues et ennuyeuses. En fait, rares sont celles qui, comme moi, prennent plaisir à y participer. Il y a aussi les personnes qui comprennent l’importance de cet exercice pour le fonctionnement de l’organisation et qui s’y font un devoir d’y participer. Néanmoins, entre le plaisir et le devoir, ce sont d’autres motivations qui doivent attirer le nombre requis de membres de l’organisation pour que l’AGA ait lieu et qu’elle remplisse toutes ses fonctions.

Pourquoi un plan de communication pour une assemblée générale annuelle?

Ma participation à l’AGA de la Chambre de commerce et d’industrie du Grand Lévis, en septembre 2026, me l’a encore rappelé. Derrière les règles et les procédures qui peuvent en rebuter plusieurs se déploie toute une stratégie de communication : avant, pendant et après l’événement.  

• En amont, clarifier les messages et les supports, et mobiliser les membres;
• Pendant l’AGA, faciliter la compréhension et la participation des membres;
• Après, prolonger la conversation et faire rayonner l’organisation.

Chaque étape doit répondre à un objectif précis, s’adresser aux bons publics et utiliser les canaux et outils appropriés. Quant au rapport annuel, il constitue une mine d’informations sur l’organisation — et, comme il s’agit d’un document officiel, son influence se prolonge bien au-delà de l’assemblée.
Vous voulez mieux connaître une organisation? 🔎 Consultez ses rapports annuels. Demandez-vous ensuite si cette autoévaluation reflète l’image que vous avez d’elle et si la façon dont elle se présente correspond à votre expérience comme membre, client ou collaborateur. 🤔

Un exercice de transparence et de mobilisation

Revenons aux assemblées générales.
Une AGA ne sert pas seulement à remplir des obligations de gouvernance. Elle permet aussi de renforcer la confiance, de rendre les décisions plus compréhensibles et de montrer concrètement comment l’organisation écoute et mobilise ses membres.

Même si certains membres préfèrent éviter l’AGA, leur participation est nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation. Les mobiliser représente d’ailleurs l’un des principaux défis de nombreuses organisations. Après avoir accompagné plusieurs clients dans la préparation et l’animation de leur AGA, je constate que la réussite dépend autant de la stratégie de mobilisation que de la qualité de l’événement lui-même.

Comment mobiliser ses membres afin qu’ils participent aux assemblées générales?

Tout le monde a un agenda fort occupé. Généralement, il faut soit avoir beaucoup de temps, avoir été un administrateur dans le passé ou avoir un intérêt très personnel pour assister aux AGA. Ce ne sont pas les événements les plus courus en ville!

La grande majorité des organisations, de petite ou de grande taille, ont plusieurs défis à surmonter pour attirer les membres, maintenir leur attention et les inciter à participer.
Les enjeux sont importants. D’abord, il faut obtenir le quorum, sinon, la séance est annulée et on recommence le processus de convocation pour une date ultérieure. Ensuite, il faut s’assurer que tous les postes à pourvoir au conseil d’administration pourront être pourvus lors de l’assemblée. Il est périlleux de compter uniquement sur la présentation spontanée de candidats le jour de la séance. Le CA doit être composé de membres en fonction des besoins de l’organisation et de la complémentarité des administrateurs. Le recrutement se prépare des mois à l’avance.

Voici quelques idées pour favoriser la participation :
• Faciliter le vote par procuration (s’il est autorisé par les règlements généraux);
• Favoriser la participation des membres pendant l’assemblée avec une animation dynamique;
• Procéder en une heure, tout au plus en 75 minutes;
• Offrir, en complément de l’assemblée, une activité ou un avantage qui donne aux membres une raison supplémentaire de participer.

Avec un bon plan et des communications efficaces, ces défis peuvent être relevés. Le travail commence plusieurs semaines avant l’assemblée. Prévoyez-le dans votre calendrier des activités annuelles.

La communication se déploie donc bien avant le jour de l’AGA et se poursuit après la rencontre. Elle donne du sens aux règles de gouvernance, favorise la participation et prolonge la portée du rapport annuel. Dans le milieu associatif, une AGA bien préparée devient ainsi beaucoup plus qu’une obligation : c’est un véritable levier de confiance et d’engagement. 👍

Besoin d’un coup de pouce pour préparer votre assemblée générale annuelle? Écrivez-moi. Je peux certainement vous accompagner. 📧

Crédit photo : CCIGL, Clément Dhérin. Assemblée générale annuelle de la Chambre de commerce et d’industrie du Grand Lévis, 16 septembre 2026.